Proje Yonetimi

Uzaktaki Ekiplerin Yönetimi Üzerine Bir Hikaye..

Çalıştığınız şirket yeni bir sözleşme imzalamış, duyduğunuz kadarıyla yurtdışı bir proje, 10+ milyon dolarlık bir iş. Şirketin yurtdışı sıçraması için çok önemli olduğu söyleniyor. Kahve molalarında insanlar size bakıp sırıtmaya başladılar bile, galiba bir bildikleri var. Büyük ihtimalle sizi atayacaklar bu işe. Adrenalin yükselmeye başladı ve stresini şimdiden yaşamaya başladınız. Ve bir sabah beklenen haber geldi. Bu projeye siz atandınız. Ama bir dakika, kimse size proje ekibinin farklı ülkelerden, farklı kültürlerde, farklı zaman dilimlerinde, farklı dillerde konuşan başka kişilerden oluşacağını söylememişti. Üst yönetiminiz sizin bu işi yönetmenizi ve başarı sağlamanızı beklediğini söyledi. Proje yönetimi alanında kendinize güvenseniz de bu farklılıkları yönetmek konusunda deneyimleriniz biraz zayıf. Hemen umutsuzluğa kapılmayın, siz “Proje Yöneticisi” olarak görev yapıyorsunuz. Bu tip sorunları çözmek sizin asli işiniz. 

Evet, nereden başlasanız acaba? Ekipleri yönetmek zor olabilir. Hele ki farklı coğrafi bölgelerden ve belki de farklı zaman dilimlerinde bulunan ekipleri yönetmek, en iyi yöneticiler için bile zaman zaman daha zor olabilir. 

Öncelikle üst yönetim gözüyle bakalım, günümüz koşullarında artık uzakta bulunan ekiplerin projeler içerisinde yer alması gerek maliyet avantajları, gerekse farklı uzmanlık dallarında personelin ekip içerisine daha kolay monte edilmesi ve dünyanın da globalleşmesinin bir sonucu olarak neredeyse bir zorunluluk. 

Peki, anlaşılan üst yönetimi vazgeçirmemiz pek mümkün olmayacak, peki bu durumda nasıl bir yönetim sağlayabiliriz? Nereden başlamalıyız? Başarılı olmak için bilmemiz gerekenler nelerdir? 

Öncelikle durumu kabullenmek gerekiyor. Siz ne kadar şikayet ederseniz edin maalesef durum değişmeyecektir. Bu nedenle çözüm yolları üzerinde düşünmeniz, sorunlar üzerinde biraz daha fazla odaklanmanız gerekecek. 

Nereden başlasak? Tavsiyem öncelikle bir iletişim planı hazırlayın. İletişim planı içerisinde ekip üyelerinin iletişimlerini nasıl, ne zaman, hangi bilgiye ihtiyaç duydukları zaman yapacakları, çıktıların formatları, dili, periyotları mutlaka ama mutlaka bulunmalı. Bunun yanında iletişim ile ilgili olarak yöntemler (sohbet, video konferans, tele konferans veya hibrid modeller) belirlenmeli, hangi durumlarda bu yöntemler ile toplantı yapılması ve toplantı sonuçlarının ne şekilde ve hangi formatta yayımlanacağının belirlenmesi de ekip üyelerinin birbirleri ile etkileşimleri açısından çok önemli. 

Projelerin en önemli ihtiyacı olan ve ekibi birbirine bağlayacak olan iletişimi halettik, ikinci üzerinde durmanız gereken konu bu kadar farklı kombinasyon içeren bir ekip içerisinde sizin proje yöneticisi olarak karar verme süreçlerinizin ne şekilde olacağına karar vermeniz. Tek mi karar vereceksiniz? Grup olarak mı? Yoksa her konuyu üst yönetime taşıyıp onlardan karar gelmesini mi bekleyeceksiniz? Verilecek olan kararlarda kültürel farklılıkları ne şekilde değerlendireceksiniz? Bunların hepsini kafanızda şekillendirmeniz gerekiyor. Bunları şekillendirdikten sonra kendinize özel bir prosedür yazmanız ve bunu kendinize yayınlamanızı tavsiye ediyorum.

Üçüncü olarak farklı kişilik, kültür, çalışma ve yetişme biçimine sahip olan ekip üyeleri arasında oluşacak olan çatışmaları çözmek için hazırlıklarınızı tam yapmanız gerekiyor. Çatışmaları ne şekilde değerlendireceksiniz? Bununla ilgili önlemleriniz nelerdir? Çatışma olmadan bazı şeyleri çözebilir misiniz? Çatışmaları neler tetikleyebilir? Hangi aşamaya kadar çatışmaları tolere edebilirsiniz? Etmeli misiniz? Hangi ekip üyelerinden gerektiğinde vazgeçebilirsiniz? Bu ve bunun gibi pek çok soru aklınıza gelecek, bunların hepsine kendi içinizde cevap bulmanız başınıza bir şey geldiğinde sizi kurtaracak ve soğukkanlı kalmanızı sağlayacak yegane şeydir. 

Dördüncü aşama ise ekibe hedefleri iyi belirlemek olmalı. Öyle ki projenin hedefleri sorulduğunda ekip üyelerinin hepsinden aynı cevabı alabilmelisiniz. Tabi hedef belirlemek ve bunu anlatmak dışında, o hedefe ulaşmak için ekip üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını da bu aşamada dağıtmanız faydalı olacaktır. Bunu yazılı olarak yapmanız, detaylı olarak ekip üyelerine iletmeniz sizin ne yaptığınızı bilen bir yönetici olarak gözükmenizi sağlayacağı gibi ekip üyelerinin de işlerine daha iyi odaklanmalarını sağlayacaktır. 

Beşinci adımımız ise uzakta bulunan ekip üyelerinin huzursuzluğunu engelleyebilmek için adil bir iş planlamasını sağlayabilmek olacak. Bunun için her projenin en önemli aşaması olan ancak genellikle çok da fazla uygulanmayan planlama sürecine vakit ayırmalısınız. Başarılı olmayacağını bile bile genellikle klasik yaklaşım olan “kervan ve yol” arasındaki ilişkiyi mi sürdürmek istiyorsunuz? Hiç zannetmiyorum.. Proje içerisindeki teslimat paketlerinin açık olarak belirlenmesi, kapsamında kontrol altında tutulması, değişikliklerin ve konfigürasyonun kayıt altında olması, yapılacak işlerin alt iş kırılımları ile belirlenmesi, bunların atanması, zaman, kaynak ve maliyet hesaplamaları sizin başarınızı etkileyen en önemli kriterlerdir. Başarı istiyorsanız buna vakit ayırın.

Projenize başlamanız için yapmanız gereken biraz da teknolojinin nimetlerini kullanmak olacak. Bundan korkmayın, gerekiyorsa teknik ekibinizden eğitim alın, yardım talep edin. Amacınız ekip üyelerinin sorunsuz olarak güncel bilgilere ulaşabilmesini sağlamak ise bunun mükemmel yöntemi tabi ki internet veya intranet üzerinden bir sistem kurmak olacaktır. Bir bilgi deposunu merkezde tutmak ve kişilerin güvenli olarak bu bilgilere erişimini sağlamak gerçekten sizin işinizi oldukça rahatlatacak ve ekip üyelerinize de güncel bilgiyi sağlayarak ciddi bir kolaylık ve hız kazandıracaktır.

Artık ekip üyelerinizi toplama vakti geldi. Başlamadan önce eğer bunun için bütçeniz varsa uzaktaki ekip üyelerinizi bir araya toplamak ve bir başlangıç toplantısı düzenlemek iyi bir etki yaratabilir. Eğer bununla ilgili bir bütçe bulunmuyorsa video konferans yöntemi ile herkesin katılacağı bir toplantı da yapılabilir. Teknoloji ile artık cep telefonları, tabletler, çağrı cihazları, normal telefon gibi iletişim araçları ile bütün ekip üyelerimize anlık olarak ulaşabiliriz. Ancak uzak ekiplerin zaman dilimlerine dikkat etmek buradaki en önemli kriterdir. Eğer ekip üyelerinizin çoğu sizden farklı bir zaman diliminde ise sizi uykusuz günlerin beklediğini söyleyebilirim. 

Ekibinizin kültürel hassasiyetlerine özellikle dikkat etmeniz gerekiyor. Mümkünse ekip üyeleriniz kültürleri hakkında araştırma yapın, yerel kuralları, davranış biçimlerini ve olaylara karşı verdikleri tepkileri araştırın. Kritik noktalar iyi dil bilen kişileri koyun ki iletişiminiz yanlış anlaşılmalarla sekteye uğramasın.

Uzak ekipleri yönetmek için en son tavsiyem ekiplerin uzak da olsa, yakın da olsa gereksinim duydukları en önemli şeye dayanıyor: Güven.. Ekibiniz ile güveni mutlaka kalıcı temeller üzerine kurun, onlara açıklıkla bıkmadan, sıkılmadan doğruları söyleyin. Karşılığını alacaksınız. 

Size iyi yönetimler, benim biri Venezuella’da biri ise Avustralya’da olan iş ortaklarımızla bir tele konferansa katılmam gerekiyor. Sonrasında da yurtiçinde 41 lokasyonda bulunan 200+ kişi ile bir video konferans toplantım olacak. 

Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere..

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s