Proje Yonetimi

Delegasyon Sanatı

Delegasyon Sanatı

Delegasyon, Latince kökenli bir kelime olup “birisinden göndermek” anlamını taşımaktadır. Delege ettiğimiz zaman işi kendinizden bir başkasına göndermekteyiz. Yöneticinin uygulatma fonksiyonunun en önemli sacayaklarından biri olan delege etme fonksiyonu işi yaptıracak bir diğer kişiye yetkinin devredilmesi hadisesi olması dolayısıyla yöneticinin uygulatma fonksiyonu içinde ele alınması gereken bir al fonksiyon olarak görülmelidir.

Delegasyon;

  • Bir kişinin, bir grubun, bir diğer kurum ya da kişi adına hareket etme/karar vermek üzere yetkili kılınması
  • Başkalarına görev ve sorumluluklarını istenilen şekilde (hedefe yönelik olarak) yerine getirebilmeleri için gerekli otoriteyi (yetkiyi) sağlayarak işi dağıtma (aktarma, pas etme) eylemi, olarak tanımlanabilir.

Bir kişi birden fazla kişiyi yönetme görevine atanmış olan bir proje yöneticisinin doğal olarak işi ve proje ekibini hedeflerine götürmesi amaçlanmaktadır. Bağlanan proje ekibinin işleri ister tek düze ister değişken işler olsun, bir proje yönetici işleri yapabilmesi için fiziken her yere yetişememesi ve zaman kısıtları nedeniyle yönetme fonksiyonunu paylaşmak zorundadır. Bu paylaşımın da temeli proje yöneticisinin kendisine atanan yetkileri ekip üyelerine işin gerektirdiği ölçüde delege etmesinden geçmektedir. Etkili delegasyon böylelikle size sadece daha önemli işlerinizi yapabilmek için zaman vermekle kalmaz, ekibinizin yeni beceriler öğrenmesini sağlayarak kişisel gelişmelerine hizmet eder.

Normal şartlar altında yapılan delegasyon, şartların anormalliği durumunda zaten zorunludur. Yönetici hasta ise, tatile çıkarsa, kaza geçirirse, geçici bir görev için bir süreliğine biriminden uzak kalacaksa vs ne olacaktır? “Normal olmayan” gerçekleştiğinde kim, ne yapacaktır?

Zaman son derece kısıtlı bir kaynak ve projelerde verimlilik son derece önemli iken hiçbir proje yöneticisinin delegasyondan kaçınması mümkün değildir. Kimse “Tüm yetkiler bende toplansın” diyemez.

Delegasyonun işi sadece vermek olmayıp, sadece görevi tanımlamakla sınırlı kalamayacağını unutmamalıyız. Her iş kendi sorumluluğunu yarattığı gibi, yetkiyi de gerektirmektedir. Bu nedenle delegasyon bir tanım olarak “yetkilendirme” olarak da görülmektedir. Yetki vermeden sadece işi ve sorumluluğunu vermek bir ekip üyesine yapılacak en büyük haksızlıktır. Bu tür görevlendirmenin adı delegasyon olamaz. Elleri bağlı olarak hiç kimseyi dövüşmeye ikna edemezsiniz. Etseniz de zafer bekleme hakkınız yoktur. Eğer elemanınızı yok etmek istiyorsanız bu iyi bir yoldur. Ancak sizin yönetici olarak varoluş sebebiniz onları kazanmaktır. Siz yönetmeye aday oldunuz, yok etmeye değil.

Etkin bir delegasyonun avantajları;

  • Proje yöneticisine zaman avantajı sağlar.
  • Delegasyon personeli eğitmenin ve geliştirmenin en mükemmel yoludur.
  • Delegasyon karar verme işleminde “kararların iyiliği”ni artırır.
  • Kalite ve verimlilik bilincini geliştirir.

Delegasyonun birçok yararları olmasına karşın birçok proje yöneticisi bu sürece bağlı kalmakta çekimserdir. Çoğu proje yöneticisi işi kendilerinin yapmaları daha kolay ve hızlı olduğuna inanırlar. Bunu birçok defa yaşamışlar ve doğruluğuna da inanmışlardır. Kısa vadede bu görüş doğru olsa bile, uzun vadede işin her safhasında yetişmiş elemanlarla çalışmak o proje yöneticisinin ekibinin verimini arttırmasına neden olacağı akıllardan çıkmamalıdır.

Proje Yöneticileri İşleri Delege Etmekten Niye Çekinirler?

EndişeNeden
Yetkisini, gücünü kaybetme endişesiKorku
Astlarını eğitmeme/eğitememeKendi yetersizliğinin ortaya çıkması
Temel yönetim prensiplerini anlamamaktanBilgi Eksikliği
Delege edememe davranışı, bilmeyerek yapılan ve önemsenmeyen bir hata durumuna gelmeÖnemsememe
Proje ekibinin yeteneğine inanmamaGüvensizlik
Astların dürüstlüğüne güvenmemeİyi eleman seçememe
Kendisini delegasyona alıştıramamaHuy
İşletmede kısa devrelerin olmasındanKademe atlama alışkanlıkları
Bilinçaltından değişikliğe tepki gösterme ve alışa gelmişlikten vazgeçmemeDeğişikliğe direnme
Delege edilmiş olan yetkinin geri alınması ve bir daha verilmemesiKötü deneyimler
Yönetmek yerine uygulamayı yani uygulatmak yerine uygulamayı tercih etmeHiç kimse benim kadar iyi yapamaz sendromu
Kendisine rakip yaratmama arzusuÖzgüven eksikliği

Astların Çekimserliği

Yetki devrinde kıskanç davranan proje yöneticileri bir yana yetki kullanmamaktan kaçınan astlar da delege etme fonksiyonunun ayrı bir görünümünü oluşturmaktadır. Delegasyonu uygulama arzusunda olan pek çok proje yöneticisi bu nedenden dolayı bu fonksiyonu kullanamaz. Nedenler;

  • Astlar delegasyon ile kendisinden ne beklendiğini anlamamaktadır.
  • Sorun yaratmak, şikâyet etmek, bilemediğini gidip sormak, çözüm bulmaktan çok daha kolay bir yol olarak görünmektedir.
  • Daha önce proje yöneticisi tarafından kendilerine yapılan eleştirilerin tekrarından korkmaktadırlar.
  • Kendi gelişmişlik düzeyleri –yetkinlikleri- hakkında endişelidirler ya da özgüvenleri yoktur.
  • Aslında yöneticiyi manipüle eden astlardır ve maliyeti yüklenmemek için yetkilendirilmekten kaçmaktadırlar.

Kendileri çalışmaktansa yöneticilerini çalıştırmayı huy edinen bazı ekip üyeleri ise delegasyondan özellikle kaçınırlar. Bunun nedenleri ise;

  • Geçici olarak verilen (delege edilen) işin bir süre sonra görevleri haline geleceğini düşünürler (Bazen de haklı çıkarlar!)
  • Tembellikleri nedeniyle delegasyondan kaçınıp yöneticisine bir başka arkadaşını önerirler. Bu bir başka çalışanın başına yıkma taktiğidir.
  • Delege edilen işin zaten yoğun olan kendi iş yükünü artıracağını düşünüler. Üstelik kıymetlerinin bilinmediğinden de sık sık yakınmaktadırlar.
  • Yöneticilerinin başarılı olması, onun daha uzun süre amir olarak kalacağının garantisi olacağından ve bu tür işlerin verilmemesinin daha doğru olacağı kanaatini yayarak delegasyondan kaçınırlar.
  • Proje yöneticisinin bu türden işleri mükemmel yaptığı ve yapmaya devam etmesinde yarar olacağını sürekli olarak amirin kulağına tatlı bir seslenişle fısıldar.

Özellikle yeni proje yöneticilerinin, bu türden tuzaklara düşmeden, yönetme faaliyetinde bulunmalarını öneririz.

Bir sonraki sayımızda “Ne Tür İşler Delege Edilmelidir?”, “Hangi Ekip Üyesine Delege Edilecektir?”, “Başarılı Delegasyon için Adımlar”, “Delegasyonun Başarılı Olmamasının nedenleri?” ve “Delegasyon Nasıl Geliştirilebilir?”

YARARLANILAN KAYNAKLAR

  • İMREK, M. Kemal Yöneticiler ve Yönetici Adayları için Yönetmeye Başlamak

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s