Proje Yonetimi

PROJE YÖNETİM ARAÇLARI

Proje Yönetim Araçları Neden Önemli…

Proje Yönetim Araçları proje yönetiminde kullanılan ve

  • Planlama
  • Görevlerin girilmesi
  • Takvim
  • Kaynak
  • Bütçe

gibi temel konularının yönetimini içeren ve çeşitli raporlar üretilerek proje yönetimine katkı sağlayan araçlar ve tekniklerdir

İş bölümünün düzenli olarak sağlanması ve yapılan işlerin takip edilmesi için bu araçlar oldukça etkilidir. Tek tek herkese mail yazarak ya da sözlü olarak görev vermek yerine, bu araçlar kullanılarak farklı kişilere farklı işler atanabilmesi proje yöneticilerinin işini kolaylaştırır.

Projedeki ekibi yaptıkları işlerin tamamlanma oranlarını düzenli olarak güncelleyerek projenin ne durumda olduğunu ya da ne kadar sürede tamamlanacağını üst yöneticilere gösterebilirler. Bu projeler yapılırken, işin kaç dakika/saat sürdüğünün de notu alınabildiği için benzer projelerin ne kadar sürede hazırlanabileceğinin tahmini yapılarak, benzer projeler için tamamlanma sürelerinin tahmininde kullanılabilecek somut veriler elde edilebileceği gibi proje ekibinin hangi işe ne kadar zaman harcadığı bilgisi çalışanların performanslarının da değerlendirilmesinde kullanılabilir.

Ayrıca proje ile ilgili yapılan işler bir panel üzerinden gerçek zamanlı olarak takip edilerek gerekli yerlerde geri bildirimler ile proje ekibinin kendi içinde anlık iletişimi de sağlanabilir.

Bu amaçlar doğrultusunda proje yönetimlerinde kullanabilecek ücretli ve ücretsiz online araçlar bulunmaktadır. Online araçlar internet bağlantısı olan herhangi bir yerden bu projeye erişilebildiği için iş bilgisayarı taşıma zorunluluğunu ortadan kaldırmakta ve özellikle mobil uygulamaya sahip olanlar ile projeler akıllı cihazlar üzerinden de takip edilebilmektedir.

Proje Yönetim Araçlarından Ne Bekliyoruz…

Proje yöneticisinin ve ekibinin işlerini kolaylaştırmak için kullanılan proje yönetim araçlarından temel olarak beklenen fonksiyonları şöyle listeleyebiliriz;

  1. Finans / Bütçe Yönetimi
  2. Proje bütçesinin oluşturulması ve takibi
  3. İş kalemleri için tahmini ve gerçek maliyetlerin girilmesi/takibi
  4. Harcama isteklerinin girilmesi ve yönetici onayları
  5. Harcama takibinin yapılması
  6. Finansal durum takibi (finansal göstergeler)
  7. Gelir takibi
  8. İşçilik oranları ile maliyet hesaplama
  9. Proje Yönetimi
  10. Takvim oluşturma
  11. Kritik yol analizi
  12. Projeler arası bağımlılıkların takibi
  13. Sorun yönetimi
  14. Kilometretaşlarının takibi
  15. Portfolyo yönetimi
  16. Raporlama
  17. Finansal Raporların oluşturulması
  18. Müşteri / Yönetim Raporları
  19. Uyarlanmış raporlar
  20. Kaynak kullanım/takip raporları
  21. Görev/zaman raporları
  22. Kaynak Yönetimi
  23. Kaynaklara göre uyarlanmış çalışma takvimleri
  24. Kaynaklar için rol atamaları
  25. Kaynak kullanım takibi
  26. Görev Yönetimi
  27. Görev tanımlama, kaynak atama ve edit
  28. Görevler arası bağımlılıklar oluşturulması
  29. Tekrarlanan görevlerin oluşturulması
  30. Görevlerden alt görevler oluşturulması
  31. Görevlere süre atamalarının yapılması
  32. Görev durumları ve ilerleme bilgisi
  33. E-mail entegrasyonu
  34. E-mail ile görevler yaratılabilmesi
  35. Proje durumları ile ilgili otomatikleştirilmiş e-mail raporları alınması
  36. Zaman Çizelgesi oluşturma
  37. Deadline oluşturma
  38. Gantt Chart
  39. Takım Çalışması
  40. Tartışma alanları
  41. Uyarılar
  42. Dosya oluşturma ve paylaşma
  43. Dosya Yönetimi
  44. Görevlere dosyalar eklenebilmesi
  45. Versiyon kontrolü

Hangi Araçları Kullanabiliriz…

Proje yönetiminde kullanılabilecek ücretli/ücretsiz birçok araç bulunmaktadır. Bu araçlar, basit bir görev yönetimi aracından kapsamlı bir portfolyo yönetimi aracına kadar farklı içerik ve fonksiyonlara sahip olabilirler. Bu amaçla kullanılan araçlara birkaç örnek vermek gerekirse;

  • Basecamp

Proje yönetim araçları arasında en bilinenlerinden biri olan Basecamp üzerinde tüm projelerinizi, verilerinizi ve kişilerinizi tek bir yerde tutabiliyorsunuz. Farklı projeler için farklı To-Do listeleri hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların aktivitelerini takip edebilirsiniz. 

  • Conceptboard

Görsel çalışmaları olan takımlar için ideal olan Conceptboard, sanal bir beyaz tahta üzerinden ekibin çalışmasını sağlıyor. Her çalışanın tahtada kendine ait bir yeri oluyor ve herkes çalışmaları görebiliyor. Word, Excel, PDF ve Photoshop ile uyumlu olan aracı Google Drive hesabınızla da ilişkilendirebiliyorsunuz. 

  • Produkteev

Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan Produkteev üzerinde dilediğiniz kadar proje yaratıp, istediğiniz kadar kişiyi bu projelere ekleyebiliyorsunuz. Kişilere atanan görevlerin zamanlarını belirleyip, etiketlendirebilir ve notlar ekleyebilirsiniz ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir. 

  • Trello

Kartlarınızı oluşturarak projedeki ilerlemenizi belirleyebildiğiniz Trello üzerinde görevlerin bitiş tarihlerini ve ekstra bilgiler görevlere ekleyebilir, yorumları ve tamamlanan görevleri görebilirsiniz. Diğer kullanıcıların yaptıkları değişiklikler anında size de bildirim olarak gösteriliyor. Mobil uygulamaları da olan programı ücretsiz olarak kullanabiliyorsunuz

  • Teambox

Teambox üzerinden ekipler kolay bir şekilde organize edilebiliyor. Anlık olarak proje üzerinde ne kadar ilerlendiği görülebiliyor ve kullanıcılar bir proje üzerinde paylaşım yapıp aynı anda çalışabiliyor. Dropbox ve Google Drive ile entegre olarak da çalışan Teambox, ekran paylaşımı ve HD video konferans özelliğine de sahip.

  • Wiggio

Bir diğer ücretsiz proje yönetim uygulaması ise Wiggio. To-Do listeleri hazırlayıp, projedeki farklı kişilere atayabildiğiniz uygulama üzerinden ek olarak dosya yükleyip bu dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Sesli mesajlar da yollayabildiğiniz gibi konferans konuşmaları da organize edebilirsiniz

  • Asana

Hibrid bir görev ve proje yönetim aracı olarak geçiyor. Asana’nın iOS ve Android uygulamaları bulunmakta.

  • Tuleap

Sadece bir proje yönetim aracı değil aynı zamanda ömür döngüsü yönetim aracıdır.

  • Celoxis

Projenin bütün yönleriyle yönetilebilmesi için gerekli araçları bünyesinde barındıran bir proje yönetim aracıdır

  • Clarizen

Özellikle kaynak ve finansal yönetim araçları sunan güçlü bir proje yönetim aracıdır

  • EPMLive 

Microsoft Share Point tabanlı online proje yönetim aracıdır ve diğer Microsoft ürünleri ile de çalışabilir.

Bu araçlardan bazılarının kabiliyet ve kullanım alanlarına daha detaylı bakacak olursak;

Basecamp…

Proje yönetim araçları içerisinde en bilinenlerinden biri olan basecamp ile farklı projeler için farklı görevler (To-Do listeleri) hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların aktiviteleri takip edilebilir. Ortak çalışmaya, e-mail entegrasyonuna, dosya paylaşımına, kilometretaşı kontrolüne ve görev yönetimine imkân verir. Basecamp maliyet hesabı, kaynak kullanımı, zamanlama fonksiyonları içermemektedir.

Her Proje için

  • Proje ile ilgili bilgilerin, konuların paylaşıldığı ve tartışıldığı “Tartışma Alanı” (Discussions)
  • Kişilere projeler bazında ayrı ayrı görevlerin atandığı ve kişiye göre veya zamana göre yapılacakların listelenmesi sağlanabildiği “Yapılacaklar Listesi” (To-Dos). 
  • Proje ile ilgili dosyaların yüklendiği “Dosyalar Listesi” (Files)
  • Proje ile ilgili tüm girişlerin bir tarih ile ilişkilendirildiği, tarihe dayalı planlamaların yapılabileceği “Dates” 
  • Proje ilerleyişinin takip edilebileceği “Progress” tabları mevcuttur

E-mail entegrasyonu ile proje durum ve ilerleyişi ile günlük bilgilerin mail yoluyla otomatik olarak iletilmesi sağlanabilir ve e-mail üzerinden yeni görevler yaratılabilir. Projelerde kullanıcılar için erişim hakkı tanımlanabilmesi kullanıcı yönetimini de sağlar. 

Asana…

Kullanımı kolay bir kullanıcı arayüzüne sahip olan Asana da girişimlerin faydalanabileceği proje yönetim araçlarından bir diğeridir ve bu araç kullanılarak çok sayıda proje takip edilebilmektedir.

Projelerin düzenlemesinin yanı sıra anlık bildirimlerle beraber proje üzerinde çalışanlar son güncellemelerden haberdar olurlar. Kullanıcılar diğer çalışanların görevlerini görebilir ve Asana üzerinden birbirleriyle iletişime geçerek hızlı bir şekilde tek bir panel üzerinden işlerini yürütebilirler. Dashboard üzerinden proje takibi yapılabilmesi e-mail trafiğini ve toplantı sıklığını azaltan unsurlardır

Her proje için hedefler ve kilometretaşları belirlenebilir. Belirlenen bu hedefler ve kilometretaşları için başlangıç bitiş zamanları ve aralarında bağımlılıklar oluşturulabilir. Ayrıca bu hedefler ve kilometretaşları için notlar, yorumlar ve linkler de oluşturulabilir.

ASANA her ne kadar bir proje yönetim aracı olarak geçse de asıl işlevselliği görev yönetimi üzerinde kuruludur.

Çok sayıda departman içeren büyük şirketler için kullanımı uygun değildir, genellikle küçük kompakt firmalar için uygundur. Tüm bir projenin proje yönetim süreçleri dâhilinde idare edilmesinden çok küçük iş parçacıklarının yönetilmesine odaklanmış bir araçtır.

Producteev…

Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan ve mobil uygulamaları da olan Produkteev üzerinde istenildiği kadar proje yaratıp, istenildiği kadar kişiyi bu projelere ekleyebiliyoruz. Kişilere atanan görevlerin zamanlarını belirleyip, etiketlendirebilir ve notlar eklenebilir ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir. 

Uygulama içerisin de görevler ve bunlara ait alt görevler oluşturmanız, bu görevlere ya da projelere kişileri ilişkilendirmeniz, ekip arasında dosya/belge gönderimi yapmanız sağlanıyor. 

Görev odaklı bir proje yönetim aracı olan Produkteev ile görevler oluşturularak;

  • Önemlerine göre önceliklendirme yapılabilir
  • Alt görevlere bölünebilir
  • Tamamlanma tarihleri belirlenerek takip edilebilir
  • Bir veya daha çok kaynak ataması yapılabilir
  • Takipçiler oluşturularak belirli kişilerin görevlerle ilgili uyarı/bilgilendirme almaları sağlanabilir
  • Dosyalar eklenebilir
  • Tamamlanma tarihleri yaklaşan görevler için hatırlatıcılar oluşturulabilir
  • Zaman içerisinde gerçekleşen aktiviteler izlenebilir
  • Proje, kişi, öncelik, tamamlanma zamanı vb. filtrelemeler ile görevler listelenebilir

Clarizen…

Birden fazla projenin kaynakları, iş yükü ve bütçesinin yönetilmesini ve kontrol edilmesini sağlayan bir portfolyo yönetim aracıdır.

Doküman yönetimi içinde ortam sağlar. Tüm dosyaların proje, görev, tartışma grupları ile linklenerek merkezi bir yerde kontrolünü sağlar ve değişikliklerin yönetilmesi ve izlenmesi için de fonksiyonlar sunar.

Risk tanımlamaları ve riskler için proaktif bir şekilde öteleme planları oluşturulmasını sağlar

Müşteri ve/veya yönetime sunulmak üzere ihtiyaçlara göre uyarlanabilir raporlar üretilmesini sağlar. Sağlamış olduğu rapor taslaklarının yanı sıra, yazılım tarafından üretilen veriler kullanılarak yeni rapor formatları oluşturulabilir. Oluşturulan raporlar MS Excele export edilerek veya mail üzerinden proje ekibine gönderilerek paylaşılabilir  

Görevler en baştan oluşturulabileceği gibi var olan görevlerin şablon olarak kullanılması ile de oluşturulabilir. Oluşturulan görevlere süre, kaynak/kaynaklar atanabilir. Görevler arası bağımlılıklar kurulabilir. Kaynakların nasıl kullanıldığı ve üzerindeki iş yükü takip edilebilir.

Birden çok projenin yönetilmesine imkân veren yazılım projeler arası bağımlılıklar oluşturulmasını da sağlar ve projelerin birbirlerini etkilemeleri takip edilebilir.

Çoğu ücretsiz olan birçok uygulama ile Clarizen’in kabiliyetleri artırılabilir.

Kaynakların kendilerine atanan işlere ne kadar zaman harcadıklarını girebilmelerine imkân veren araçları ile kaynağın proje işlerine ne kadar zaman harcadığı ve ne kadarını tamamladığı bilgileri toplanır ve raporlanabilir

Gerçekleşen maliyetlerin ve gelirlerin takibini sağlayarak proje bütçesinin izlenebilmesine imkân verir. Proje ekibi harcama istekleri ve bu isteklere yönetici onayları gerçekleştirilebilir.

En basit uygulamalarda dahi yapılabildiği düşünülürse dashboardun uyarlanmasına izin vermemesi, Clarizen için önemli bir eksikliktir. 

Celoxis…

Bir projenin tüm yönleriyle yönetilmesi için gerekli fonksiyonları içeren kapsamlı ve kullanımı kolay bir araçtır.

Geleneksel proje yönetimi metodolojilerini takip etmesinin yansıra firma ihtiyaçlarına göre de uyarlanabilmektedir.

e-mail entegrasyonu ile projenin bazı özelliklerinin takibi (yeni görevler, tartışmalar, ilerleme durumları) e-mail ile yapılabilir (log-on olmaya gerek kalmadan proje ilerleyişi ile ilgili bilgi sahibi olunabilir). Projede iş kalemleri/görevler ile ilgili uyarılar oluşturarak bunlarla ilgili güncellemelerin e-mail yolu ile gelmesi sağlanabildiği gibi dashboard kullanılarak proje ilerlemesi proje ekibi tarafından anlık olarak takip edilebilir. Sahip olduğu interaktif Gantt Chart özelliği de takvim, görevler, kaynak atamaları, bağımlılıklar ve proje durumundaki değişikliklerin anlık olarak takip edilmesi için kullanılabilir.

Toplanan veriler dâhilinde ihtiyaç duyulan format ve içerikte raporlar hazırlanabilmektedir.

Proje görevlerine ne kadar zaman harcandığı bilgisinin tutulmasını ve harcanan zamanın takibini sağlayan ve kullanımı kolay bir timesheet fonksiyonu barındırmakta olup mobil erişim ile timesheet doldurulabilmekte ve yöneticiler tarafından onaylanması sağlanabiliyor.

Kaynak atamaları ve kaynakların yetki erişimleri kontrol edilebilir 

Projeler arası bağımlılıklar kurularak projelerin birbirlerine olan etkileri takip edilebilir

Bu araç kullanılarak paylaşılan dosyaların versiyon kontrolleri de gerçekleştirilebiliyor. Aynı zamanda doküman üzerinde yapılan değişiklikler uyarı şeklinde belirlenen kullanıcılara iletiliyor.

EPM Live…

Çoğunluğu ücretsiz olan 3. Parti eklentiler/yazılımlar kullanılarak kabiliyetleri artırılabilen ve diğer Microsoft ürünleri ile de çalışabilecek share-point tabanlı bir proje yönetim aracıdır.

Varsayımsal modelleme (What-if modelling) yapılmasına olanak tanır. Projeler arası bağımlılıklar kullanılarak yeni başlayacak proje için varsayımsal kilometretaşları ve kaynak atamaları yapılarak hâlihazırda yürüyen projelere yeni projelerin etkisi modellenebilir.

Kaynak atama, kaynakların üzerindeki yüklerin takibi sağlanabilir

Timesheet araçları, çalışma loglarının tutulması ve çalışma logları yazılım tarafından sağlanan özellikler arasındadır. İş kalemleri/görevler için harcanan zaman takip edilerek harcanan zaman belirlenebilir (Timesheet) proje için harcanan zaman girilerek yönetici onayına gönderilebilir

Ekip üyeleri arasında iletişimi ve birbirlerini takip etmelerini sağlayan fonksiyonlara sahiptir. Yazılım dashboard üzerinden ilerleme ve durum takibi yapılabilir. Doküman versiyon kontrolü de yazılımın bir parçasıdır

Temelde bir görev yönetim aracı olan Basecamp, Produkteev ve Asana gibi araçlar küçük girişimler ve projeler için uygundur. Birçok kurumsal firma tarafından da kullanılan ve bir projenin tüm yönleri ile yönetilmesi için kullanılabilecek olan Clarizen, Celoxis ve EPMLive yazının girişinde bahsedilen ve bir Proje Yönetim aracında bulunması beklenen 

  • Finans / Bütçe Yönetimi
  • Proje Yönetimi
  • Raporlama
  • Kaynak Yönetimi
  • Görev Yönetimi
  • E-mail entegrasyonu
  • Zaman Çizelgesi oluşturma
  • Takım Çalışması
  • Dosya Yönetimi

fonksiyonlarının birçoğunu içeren kapsamlı proje yönetim araçları olarak göze çarpmaktadır. 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s