Proje Yonetimi

Proje Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir?

Takımınızın kullanımına uygun doğru proje yönetim araçlarını seçebilmek için bazı kriterler oluşturmanız ve bunlar üzerinde düşünmeniz uygun olacaktır. Bunu sağlayabilmek için aşağıda 5 adımda siz değerli okuyucularımıza bazı bilgiler vermek istedik;

1. Kriterlerinizi Belirleyin ve Önceliklendirin

Yapılacak ilk şey, bir proje yönetim yazılımında sizin için önemli olan hangi özelliklerin olması gerektiğini ortaya koymanızdır. Bunu yapmanın da en kolay yolu listenize dâhil etmeniz gereken kriterleri içeren bir listeyi hazırlamanızdır. Başlangıç olarak aşağıdaki listeyi kullanabilir ve sonrasında kendi kriterlerini ekleyerek geliştirebilirsiniz;

  • Görev yönetimi: Projedeki görevlerinizi yöneteceğiniz basit bir araca mı ya da yoksa projenizin içeriğine göre karmaşık görev yönetimi özelliklerine sahip bir yazılıma mı ihtiyacınız var bunu belirleyin,
  • Zaman izleme özellikleri mutlaka olsun, böylelikle planlamanıza ne kadar uygun gittiğinizi izleyebilirsiniz.
  • Projenizin özelliklerine ve şirket politikalarınıza uygun olarak ekibinizin görevlerine her yerden erişebilecekleri bir program olmasını tercih edin.
  • Eğer ekibiniz ve siz, ofis dışında fazlaca zaman geçirecek iseniz programınızın mobil uyumlu olması, siz veya ekibiniz ofis dışındayken işlerinizi yönetebilmenizi sağlayacaktır.
  • Ekip içerisinde işbirliğini arttıracak olan etkileşimli özellikler olmasını tercih edin
  • Verilerinizin güven altında olduğuna emin olacağınız güvenlik özelliklerini sorgulayın
  • Şirket politikanız gereği kullanmakta olduğunuz bütün ürünler ile uyumluluk olması işlerinizi daha hızlı yapmanızı sağlayacaktır.
  • Ekibinizin yazılımın kurulumundan sonra kısa bir zamanda kullanmaya başlayacağı şekilde kolay ve kullanıcı dostu olmasını tercih edin.
  • Ve tabi ki belirlediğiniz bütçenize uygun olsun

Eğer sizin ve ekibinizin kullanımı için gerekli olan farklı özellikle var ise, bunları da bu listeye ekleyin. Ürünü tedarik etmeden önce mutlaka ama mutlaka ürünü kullanacak olan insanlarla konuşmayı unutmayın. Bu konuşmalar size onlar için neyin önemli olduğu hakkında çok yararlı bilgiler verecektir.

Listeniz son haline geldikten sonra ekibiniz ile birlikte önceliklendirin.

2. Dashboard ve Proje Verilere Erişim

Listenizi belirledikten sonra, yeni alacağınız proje yönetimi yazılımından verileri ne şekilde alabileceğiniz üzerinde düşünün. Bunu yaparken;

  • Raporlar: Bir veya daha fazla proje için anlık olarak ölçüm değerlerini de içerecek şekilde size istediğiniz verileri sağlamalıdır.
  • Dashboard: Bu tek bir ekranda size projenizin sağlık durumu hakkında bilgi verecek, birden fazla ölçümü gerçek zamanlı olarak yapmanızı sağlayacaktır.

Verileri ne şekilde kullanacağını ve bunları kimler ile paylaşacağınızı da bu aşamada düşünmeniz faydalı olacaktır.

Projenin genel görünümünü göstermek için, kolaylıkla yaratacacağınız dinamik ekranların yaratılabilmesi proje yöneticisi için çok değerli bir özelliktir. Sonuçta raporların her zaman üretilebilmesi (rapor üretme süreçlerini otomatikleştirmek en iyisidir) ve diğer paydaşlarla bilgi paylaşımı yapabilecek imkanlar sağlaması çok iyidir.

3. İş Akışı ve Kaynak Yönetimi

Proje ekibiniz yazılımı ne şekilde kullanacaklar? Bu aşamada ihtiyacınız olan iş akışlarını da belirlemeniz faydanıza olacaktır. Belirleyeceğiniz iş akışları, bir görevde eğer bir onay gerektiriyorsa veya birden fazla kişinin işlem yapmasını gerektiriyorsa bu özellikler hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Kaynak yönetimi özellikleri size işleri ekibiniz arasında hakkaniyetli olarak paylaştırmanıza, onların görevlere harcadıkları zamanı bilmenize ve hızlıca işleri delege etmenize izin verecektir.

4. Eğitim

Ekibinizin yeni bir aracı ne kadar zamanda öğreneceğini ve aktif olarak kullanacağını düşünün. Bunu yaparken eğitim ile ilgili geçireceğiniz zamanı da belirleyin, yazılımı kullanmaya başlayarak görev başındaki ekibinizin öğrenme eğrisine göre bunu yapabilir veya ekibinize sınıf ortamında bir eğitim serisi verdirebilirsiniz. Yazılımın sezgisel bir görünüme sahip ve kullanımı basit olan bir program olması, eğitim giderlerinizi düşürerek ekibinizin yazılımı bir an önce efektif olarak kullanmasını sağlayacaktır.

5. Entegrasyonlar

Sizin seçeceğiniz proje yönetim aracı ekibinizin etkin bir şekilde çalışması için imkân ve kabiliyetlerini arttıracaktır, bunun için de kullandığınız diğer araçlar ile entegre olması, bu süreci daha da kısaltacaktır.

Buradaki entegrasyon kavramı bir API aracılığı ile bir uygulamaya görev listesini aktarmakla başlayabilir, seçeceğiniz yazılımın içinde bulunan her türlü bilgiyi mobil bir uygulamaya entegre etmeye kadar gidebilir. Burada ne istediğinizi iyi belirlemeniz, entegre olmanız gereken yazılımları da bu aşamada belirlemeniz ve ilgili uzmanlarla iletişime geçmeniz gerekiyor.

Kategoriler:Proje Yonetimi

Tagged as:

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s