Proje Yonetimi

Delegasyon Sanatı – II

Son yazımızda Delegasyon Sanatının tanımı ile birlikte etkin bir delegasyonun avantajlarından, yöneticilerin ve çalışanların neden delegasyondan çekindiklerinden bahsetmiştik. Bu sayımızda ise “Ne Tür İşler Delege Edilmelidir?”, “Hangi Ekip Üyesine Delege Edilecektir?”, “Başarılı Delegasyon İçin Adımlar” konularına değinmeye çalışacağım. Şimdiden iyi okumalar diliyorum.

Ne Tür İşler Delege Edilmelidir?

Delegasyonun temel amacı yönetimi paylaşarak çalışanın katkısını arttırmak, şirket kültürü oluş­turmak ve yönetici olarak asli görevlerinizi daha verimli ve kaliteli yapmanızı sağlamak ise sizin uygun göreceğiniz bütün görevlerle ilgili olarak delegasyon yani yetkilendirme çalışmasını yapma­nızı öneririz. Böylece çekmecenizdeki ağrı kesici ilaçları başkalarının çekmecelerine paylaştırmanız mümkün olacaktır. Günümüz şirketleri “daha çok değil daha akıllı” çalışan Proje Yöneticilerine gereksinim duymaktadır. Yetki devri yapabileceğimiz işleri aşağıdaki kapsamda örneklendirebiliriz; 

  • Rutin işlerle ilgili kararlar, projede çalışan personelin yetkinlikleri arttıkça da kritik kararlar,
  • Başkalarının kendisi kadar olmasa bile yaparak gelişeceğine inandığı yetki alanlar,
  • Başkalarının kendisinden daha iyi yapacağına emin olduğu görevler,
  • Projede çalışan personelin kişisel becerilerini, uzmanlıklarını kullanabileceği görevler,
  • Projede çalışan personelin gelişmelerine, yetenek ve potansiyellerini denemeye yarayacak faaliyetler,
  • Devamlı ve önemli olmayan ayrıntılar,
  • Yerine aday hazırlayabilmek için söz konusu kişiye verilecek yönetsel kararlarla ilgili görevler,
  • Proje paydaşlarına karşı yani üçüncü kişi ve kurumlara karşı temsil edilmesi ile ilgili görevler

Hangi Personele Delege Edilecektir?

Herkes hata yapar. Siz de yapmıştınız. Size fırsat tanındı ve yükseldiniz. O halde siz de projedeki personellerinize fırsat tanımalısınız. Bu aynı zamanda daha da yükselmenizin onurlu yoludur. Her bir personelin gelişiminden sorumlu olduğunuz için her bir personelinize yetki delege edebilmelisiniz. Burada dikkat edilecek olan konu önceliği iyi belirlemektir. Bu konuda bazı tavsiye­lerimiz olacaktır ancak sizler bunu yaşayarak test edecek ve doğrusunu bulacaksınız.

  • Başarma arzusu ve kapasitesi yüksek olan elemandan başlayın.
  • Daima ile kademe personelinize delege edin. İkinci kademeye değil.
  • Daime en yetenekliye, en iş bitiriciye işleri vermeyin. Bu projede çalışan personeller ara­sında hoş karşılanmayacak ve o personelin kayrıldığı hissini yaratacaktır.
  • İlk öne çıkan gönüllülere delege etme konusunu iki kere düşünün. Siz kahramanlık değil, iş istemektesiniz.
  • Zaman sıkıntısı çekmeyenlere (işin kritikliği düşük ise) öncelik verin.
  • Terfisi için önereceğiniz kişileri test etmek için o kişilere işi delege edin.
  • Yeteneğini test etmek istediğiniz kişiye delege edin.

Liderlik Tarzları ve Delegasyon

Yukarıdaki şekle bakıldığında delegasyonun “yok”tan, “tam”a doğru arttığı görülmektedir. Bunun nedenini anlayabilmek için aşağıdaki şemaya bakmalıyız. Dikkat edin ok çift yönlüdür ve delegasyon konusunda ne tarafa giderseniz liderlik tarzınız da ona göre değişecektir.

Bu tarzlara sahip yöneticilerin söylemi aşağıdaki gibi olacaktır.

Otokratik TarzBaba YöneticiDanışman YöneticiPolitik TarzKatılımcı TarzDemokratik TarzÖzgür Bırakıcı Tarz
Bu böyle olacakBöyle olması hepimiz için iyidir.İyice düşününce bana hak vereceksiniz.Herkes için iyi bir karar olsun istiyorum.Fikirleriniz kararımızı daha da etkili kılacakKararda herkesin bir oy hakkı vardır.Vereceğiniz karar benim için yeterlidir.

 Bu tablo çerçevesinde yöneticinin proje ekibindeki kişilerle ilgili kanaati aşağıdaki gibi olacaktır.

Şemamız yöneticinin tarzının, elemanın yetkinliği ve onu ne ölçüde kararlara katacağı ile delegas­yonun yakın bir ilgisi olacağını göstermektedir. Dikkat ederseniz delegasyon okumuz aynı zamanda durumsallık modeli ile de tam bir uyum içindedir.

Projedeki personellerin yetkinliği arttıkça yöneticinin tarzı değiştiği gibi (değişmek zorunda olduğu gibi) delegasyon (yetkilendirme) davranışının da arttığı görülmektedir.

Başarılı Delegasyon İçin Adımlar

Delegasyonla ilgili olarak pratik yaparak kazanılacak (kazanılmış) yaklaşımlar vardır. Etkili bir gözetim ve geliştirmenin bel kemiği olan delegasyonu başarabilmek için izlenmesi gereken tavsiyeler aşağıda yer almaktadır;

1. Görevi tam olarak tek bir kişiye delege et: Bu, o kişiye sorumluluk verir ve motivasyonunu arttırır. Görevi bölme durumunda kalırsanız çatışma olasılığına dikkat edin. İşleri çakıştırmayın ki çatışma çıkmasın.

2. Doğru insanı seç: Projedeki personellerinin beceri ve kapasitesini değerlendir ve en (daha) uygun olan(lar)a görevi devret.

3. Beklediğin sonucu açıkça belirt: Ne, niçin, ne zaman, kim, nerede ve nasıl? Tüm bunlarla ilgili bilgiyi yazılı olarak kendisine ver.

4. Sorumluluk ve yetkiyi delege et: Görevi ver metodu değil! Süreyi belirt, gerekli bilgiyi ve veriyi sağla ve görevi tamamlaması için serbest bırak.

5. Çalışmasını özetlemesini isteyin: Görevi ve sizin istediğiniz (tercih ettiğiniz)sonuçla ile ilgili ne düşündüğünü ve duygularını ondan isteyin (öğrenin).

6. Görevine müdahale etmeden geri besleme alın: Bunu haftalık ve yazılı olarak istemek en iyi sonucu verir. Rapor, geçen hafta ne yapıldığını ve gelecek haftanın yapılacak işlerin neler oldu­ğunu kapsamalıdır. Düzenli toplantılar da bu tür geri beslemeleri destekler.

7. İletişimde tam ve açık kanallar kullanın: Proje personelinin üzerinde bir baskı izlenimi vermeden siz neler yapıldığını hissetmeye çalışın ve onları çeşitli şekillerde (araçlarla) destekleyin.

8. Gelişimle ilgili tatminkâr değilseniz, görevi geri almak için acele etmeyin: Görevi ve sorumluluklarını tam algıladıklarından emin olun ve projedeki personelle çalışmayı sürdürün.

9. Performansı değerlendirin ve ödüllendirin: Metotları değil, sonuçları değerlendirin. Başarıyı mutlaka ama mutlaka ödüllendirin.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s