Proje Yonetimi

Nedir bu RACI dedikleri?

Projeniz başladı.. Heyecanlısınız.. Ekip arkadaşlarınız ile birlikte proje başlangıç toplantısını yapıyorsunuz.. Projenin genel bilgilerini verdiniz, kapsamı anlattınız, proje organizasyonuna değindiniz.. Takvimi, bütçeyi, riskleri sundunuz.. Herkes olumlu bir şekilde ayrıldı.. Bir hafta sonra hazırlamanız gereken bir teknik rapor var… İşi de ekibinizin teknik yöneticisine verdiniz. Bir de baktınız ki rapor hazırlanmış ama ilgili kişilerin hepsine gönderilmemiş, içerisinde olması gereken bazı konulara değinilmemiş, katkı vermesi gereken teknik ekip üyelerinin organizasyonu tam sağlanamamış.. Peki, bu süreçte hata nerede?

Durun sakin olun, bu süreçte bir hata yok, sadece uygulamanız gereken bir tekniği uygulamamış görünüyorsunuz. Burada tam da R.A.C.I devreye giriyor. R.A.C.I., Responsible, Accountable, Consulted, Informed kelimelerinin baş harflerinden oluşuyor.

R.A.C.I. matrisi; proje yönetiminde belirlenen işlerin sorumlu kişilere atanması için kullanılan bir tekniktir. Ancak bu sayede proje içerisinde paydaş olarak görev yapan kişilerin sorumluluklarını tam olarak belirleyebilirsiniz.

Matris oluşturulurken kullanılan R, A, C, I kısaltmalarının ifade ettiği roller aşağıdaki gibidir;

Responsible (İşi yapmakla Sorumlu Kişi): Bu kişi işi yapan ve verilen işi tamamlamada aktif rol alacak bireydir. Uygulamayı gerçekleştirmeden bu arkadaş sorumludur. Bazı durumlarda birden fazla kişi ile sorumluluk paylaşılabilir.  Faaliyeti gerçekleştiren kişi, her zaman işin ana sorumlusu  (A) Accountable  olmayabilir; ancak bazı durumlarda işin niteliğine ve önem derecesine bağlı olarak Responsible (R) ve Accountable (A) rolü aynı kişiye atanabilir. Burada iş paylaşımının ağırlıkları Accountable (A) kişisi tarafından belirlenir.

Accountable (Genel Sorumlu): Faaliyet veya kararın sonuçlarından sorumlu olan kişidir. Kişinin yapılan iş üzerinde onay ve ret yetkisi vardır. Bu konuda bilinmesi gereken en önemli durum bir işe sadece bir A atanabilir. Bu rol, diğer  kişi ya da kişilere delege edilemez.

Consulted (Danışılan): Nihai kararlar ve görevlerde danışılan kişidir. Genellikle ilgili işte katkı sağlayabilecek, deneyimli kişilerden seçilmesi gerekir. Bir görev için birden fazla (C) Consulted rolü atanması o işin tamamlanma sürecini n uzaması riskini doğurur.

Informed (Bilgilendirilen): Yapılan iş sonucunda haberdar edilmesi gereken kişileri ifade eder. Bu rolün doğru belirlenmemesi  yanlış iletişim ve gecikmelere yol açabilir.

Bir de R.A.C.I. içerisinde yer bulamamış S (Supported) Desteklenen rolü vardır. Bu rol isteğe bağlı olarak kullanılır. Bir görevin gerçekleştirilmesi için ek bir desteğe ihtiyaç duyulduğu zaman o işi yapacak departmana veya kişiye atanır. Bu rolün kullanıldığı durumlarda matrisin adı “RASCI“ matrisi olarak kullanılır.

Neden R.A.C.I.?

  • Çünkü R.A.C.I. iyi bir iletişim aR.A.C.I.dır.
  • Hatalı  iletişim ve yanlış belirlenmiş rollerden dolayı  oluşabilecek verimsizliği  engeller.
  • Her role atanmış görev ve sorumluluklar net, o role atanmış yetki sınırları açıktır.
  • Doğru insanlara danışılmasını sağlar
  • Bölümler arası çapraz fonksiyonel bakış açısını geliştirir.

R.A.C.I. Matrisi Nasıl Oluşturulur?

  • İş sürecinin Tanımlanması
    • İlk olarak sürece ilişkin tüm adımları açıkta bir işlem adımı kalmayacak şekilde tanımlamanız gerekecektir. İş süreci detaylı ve herkesin anlayabileceği şekilde tanımlanmalıdır. Bu yöntemde 10’dan az aktivite tanımlamanın çok dar;  25’ten fazla aktivite ise tanımlamanın çok geniş olduğu şeklinde yorumlanır.
    • “Toplantıya katılın” , “Raporları hazırlayın” gibi açık olmayan belirsiz aktivitelerden kaçınmak gerekir. Tanımlanan aktiviteler spesifik olmalıdır. 
    • Bu görevler içerisinde yer alan kişilerin veya rollerin listesi mutlaka hazırlamalıdır.
    • Roller;  unvan, grup  veya bölümler bazında tanımlanabildiği gibi  Müşteriler, Tedarikçiler ve 3. Parti firmalar bazında da tanımlanabilir. Burada en çok dikkat edilmesi gereken konu, R.A.C.I matrisinin kişilerden bağımsız olmasıdır; dolayısıyla yapılan tüm tanımlamaların kişi bazında değil unvan bazında oluşturulmasına dikkat edilmelidir.
    • R.A.C.I. matrisini geliştirmek için genel kural olarak ilk olarak R’yi atayın sonra A’nın kim olacağına karar verin ve sonra C’leri ve I’ları tamamlayın.  Aktivitelerle ilgili toplantılar öncesinde kararların ve aktivitelerin listesi detaylandırılabilirse toplantı sıklığı önemli ölçüde azaltılabilir. İdeal grup büyüklüğü 4-10 kişi arasında olmalıdır.
    • R.A.C.I. matrisini matriste temsil edilen ama toplantılarda bulunmayan herkese ulaştırın. Değişikliklere göre matrisi sürekli revize edin ve güncel tutun. Revize edilmiş RACİ matrisini yeniden yayınlayın.

Bazı matris örnekleri;

R.A.C.I. matrisinin uygulamaya geçirilmesiyle;

Ekipte herhangi bir kişiye çok fazla veya çok az sorumluluk atanmışsa  ortaya çıkartılır.

Belirli bir görev için sorumlu olan kişileri aynı sayfada tutar. Sorumluluk karmaşası yaşanmaz.

Döngü içinde gerekli tüm insanları tutar ve iletişim kopukluğunu azaltır.

“I”  grubunda yer alan kişileri bilgilendirmek için interaktif bir yol tercih edilir (e-mail, mesaj v.b) Bu sayede zamandan kazanç elde edilmiş olur.

Bir diğer adı sorumluluk matrisi olan R.A.C.I. Matrisinin uygulanmasıyla projedeki belirsizlikler azaltılır. Görevin bitirilmesi ve teslim süresinde kısalmalar sağlanabilir. Proje için yeterli kaynağa sahip olunup olunmadığı tespit edilebilir.

Kaynaklar; Wikipedia, PMICIE, Project-Management.com, www.endustrimuhendisligim.com, perakende.wordpress.com

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s