Proje Yonetimi

Zaman Yönetimi

İnsanlar vardır zaman onları yontar, insanlar vardır onlar zamanı yontar.
Ya siz, zamanınızı verimli bir şekilde kullanıp her işin üstesinden gelenlerden misiniz, yoksa her şeyi yüzünüze gözünüze bulaştırıp “saat kaç olmuş, zaman nasıl geçti anlamadım, daha yapacak bir sürü iş var” diye zamanın yetersizliğinden yakınanlardan mı?

Eğer ikinci kategoriye giriyorsanız üzülmeyin; nasıl olsa her zaman bir dönüşüm noktası vardır. Öncelikle, anlayın artık zamanınız size aittir, onu etkili bir şekilde kullanacak olan da, boşa harcayacak olan da sizsiniz. Zamanınızın son derece eşsiz ve çok da değerli bir kaynak olduğu gerçeğini aklınızın bir köşesine yerleştirin. Unutmayın ki, vakit sadece nakit değildir, vakit siz büyük planlar yaparken avuçlarınızın arasından su gibi akıp giden ve bir daha geri dönmeyenlerdir; o paradan daha değerli olsa gerek. Peki zamanımızı nasıl iyi bir şekilde kullanabiliriz? Bunun bir formülü var mı? “Derdi veren dermanını da vermiştir” diyorum.

Her şeyden önce, pek çok zaman tuzağının kendi içimizden kaynaklandığını kabullenelim. Hayatta en önemli zamanlarımızın en önemsiz konular tarafından rehin alındığını gerçeğini de;

Belirsiz hedefler, sürüncemede bırakılan işler, önceliklerin yokluğu; Gereksiz toplantılar, zamanı planlamama, yetersiz yetki devri, günlük olağan işlerde izlenecek talimatların yokluğu, okunacak belgelerin çokluğu, kötü dosyalama sistemi, ertelenen kararlar, yetersiz bilgi, kötü haberleşme, fazla konuşma, birçok işe birden girme…

“Zaman hırsızları” diye nitelendireceğimiz bu nedenler aslında evrenseldir ve iş dünyasında pekçok yöneticinin zaman kayıp nedenlerini oluşturur. Zamanımızı en etkin biçimde yönetmek ve kontrolü elimizde tutmak zorundayız. Peki ne yapacağız?

Hedeflerinizi belirleyin.

Zamanınızı yönetmeye hedeflerinizin gerçekte ne olduğunu belirlemekle başlayabilirsiniz. 1 milyondan fazla sayıda kişiye “Zaman yönetimi” eğitimi veren TMI Danışmanlık eğitimcilerinden Murat Aslan zaman yönetiminin en önemli unsurunun “hedef koyabilmek olduğu”nu söylüyor, “aslında hedefi olmayan insanlar zaman yönetiminden şikayet ederler” diyor.

Hedeflerinize uygun önceliklerinizi belirleyin.

Zamanımızı çok “önemli” şeyler için harcayalım.

“Erhan’dan bazı personel formlarını gözden geçirmesi istenmiştir. Tam işe başlarken, biri telefon edip gecikmiş bir stok raporu hakkında bilgi ister. Erhan, raporu incelemeye başlar, ama bu arada sabah gelen mektuplara göz atar. Fabrikadaki bir şeyden şikayet eden mektup gözüne takılır. Stok dosyasını elinden bırakıp mektubu okur. Aklına takılan bir konuyu görüşmek üzere kalkıp fabrikaya gider. Yolda bir pastanenin önünden geçerken, burnuna nefis bir kahve kokusu gelir. Yoğun iş sabahına ara vererek bir kahve içer. O gün o ana kadar, daha hiç bir işi çözümleyememiştir. İşte, tam bir “Flapsi Hapsi”; öncelikleri olmadığı için gün boyunca bir sürü işlerle boğuşan, gün sonunda yapması gerekenleri çoğunu yapamayan bir kişinin durumu.

Hedeflerinizi belirleyin, hedefleriniz doğrultusunda önceliklerinizi saptayın ve en önemlisi önceliklerinize sadık kalın.

“Daha sonra yaparım” demeyin, hemen şimdi yapın.

Çoğumuzun zor ve büyük işler konusunda tutumu “daha sonra yaparım” dır. Ama zaman akıp gidiyor. Ve geçen gün zaman kullanılamaz hale gelir. Kullanılmamış zaman da yarına aktarılamaz.

Zaman yönetiminde, “Fil Tekniği” denilen kavram var. Bu teknik zor ve büyük işlerin kolay yoldan çözümüne yardımcı olmak amacıyla geliştirilmiştir. Bu teknik; “nasıl ki kocaman bir file baktığınızda bunu yutamam, çünkü çok büyük dersiniz ve onu küçük parçalara ayırır ve bu parçalara odaklanırsanız, her gün bir parça bitirebilirsiniz” düşüncesinden yola çıkarak, zor görünen işlerinde küçük bölümlere ayrılarak, planlanarak, daha kısa sürede bitirebileceğini öngörüyor.

Kategoriler:Proje Yonetimi

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s